72. Seriendruck mit Excel 2007 als Quelle und Word als Hauptdokument

Einleitung

Seriendruck mit Word 2007 ist schon um einiges leichter geworden als die Vorgängerversionen. Diese kleine bebilderte Anleitung sollte für einen schnellen Quereinstieg ohne Vorkenntnisse reichen. Theorie wird hier nur so weit vermittelt, wie es der Autor für erforderlich hält. Auf eine spezielle Tücke von dem Import von Geburtsdaten in Word 2007 wird hier speziell eingegangen. Benutzen Sie bitte das Inhaltsverzeichnis, um relevante Themen für Sie zu finden.



Inhaltsverzeichnis

Einführung in Seriendruck: Quelldokument und Zieldokument
    Das Quelldokument
    Kleiner theorethischer Exkurs zu Quelldokumenten
    Word als Quelldokument
    Das Zieldokument/ Hauptdokument

          Zweiter Teil der Abhandlung
Grußformel und wenn..dann...sonst
Das Datumproblem bei Excel 2007 lösen
Internetabfragen von Tabellenwerten mit Excel 2007 mit Internet Explorer als Grundlage für das Dokument
Adressen von Thunderbird als Grundlage für Serienbrief - über Excel 2007 oder Word 2007 kein Problem!




Einführung in Seriendruck: Quelldokument und Zieldokument 

Beim Erstellen von einem Seriendruckdokument oder Serienbrief brauchen Sie ein Quelldokument, in dem die zu verwendenen Werte/Daten stehen und ein Hauptdokument , in dem die Seriendruckfelder stehen, die später mit dem Quelldokument verknüpft werden.

Sie verstehen nur Bahnhof?

Keine Sorge, diese Aussage wird jetzt erläutert:




Das Quelldokument

Das Quelldokument ist nichts weiter als eine Tabelle, die in jeder Spalte eine Überschrift (Feldnamen) hat. Darunter stehen jeweils in den Reihen die zugehörigen Platzhalter (Werte/Daten). Die Überschrift der ersten Reihe (Steuersatz) wird später zur Überschrift für das Seriendruckfeld. Das Ganze Mal als Html-Tabelle, die in der Ansicht nicht ohne Absicht einer Exceltabelle entspricht:

fx	Name
	A	B	C	D
1	Name	Vorname	Anrede	Geburtsdatum
2	Meyer	Manfred	Herr	20.02.1971
3	Miller	Luise	Frau	03.03.1982
4	Fa. Kluge		Fa.
Erklärung: Es gibt bei Excel  Reihen (1,2, und 3....) und Spalten (A, B und C...). In denen befinden sich Zellen, die Excel an den Buchstaben der Reihen und Spalten erkennt. In der Formelzeile - immer leicht am Fx erkennbar - tragen wir die Werte/Daten ein oder in die markierte Zelle. Die blaue Hintergrundfarbe bei der Zelle A1 symbolisiert die ausgewählte Zelle, deren Inhalt gleichzeitig in der Formelzeile angezeigt wird, wenn Sie durch Anklicken mit der linken Maustaste markiert wurde. Wichtig: Das Quelldokument kann erheblich mehr Überschriften (Feldnamen) der Spalten enthalten, die in der Tabelle zur Demonstration fettgedruckt sind. Die Formatierung ist dabei egal, nur sollten Sie stets sich bewußt sein, dass die erste Reihe immer den Überschriften (dem Steuersatz) der Seriendruckfelder im Hauptdokument entspricht. Selbstverständlich können Sie die Reihenfolge der Daten/Werte (Platzhalter) selbst bestimmen. Zahlen, Hyperlinks und Leerzeichen sind erlaubt. Bei Sonderzeichen immer ein wenig Vorsicht walten lassen. Ab der zweiten Reihe geht es dann los. Eine Reihe entspricht immer ein Dokument nach der Zusammenführung im Hauptldokument. Hier hätten Sie im Hauptdokument also vier Mal denselben Text, ausgefüllt mit den Daten des Quelldokumentes, insoweit Sie alle Daten/Werte in den Spalten der Seriendruckfelder verbraten haben. Natürlich können Sie selektieren und z. B. nur die Spalte (Feldname mit zugehörigen Platzhaltern) Vorname benutzen. Dabei würde im letzten Dokument ein Leereintrag entstehen, da die Firma ja keinen Vornamen hat. Im Prinzip könnten Sie diese Tabelle in Excel kopieren. Dann speichern Sie die Tabelle mit dem Diskettensymbol oder über den Officebutton im Menüpunkt Speichern unter unter einem beliebigen Namen. Der Sternenhimmelstuermer empfiehlt Probe.xls, da es hier auch so verwendet wird. Hinweis: Legen Sie das Quelldokument und Hauptdokument in einen Ordner ab. Später wird das Quell- und Hauptldokument verknüpft, das heißt, wenn Sie das Quelldokument oder Hauptdokument verschieben, findet dass Hauptdokument nicht mehr das Quelldokument. Die Daten werden vom Hauptdokument bei jedem Öffnen neu eingelesen. Deshalb immer nach Möglichkeit die beiden Dokumente zusammen in einem Ordner aufbewahren. Diesen Ordner können Sie dann flexibel verschieben. Hinweis 2: Normalerweise ist das Arbeiten mit Seriendruck safe, aber der Sternenhimmelstuermer empfiehlt immer mit Kopien vom Originaldokument zu arbeiten. Sollte beim Seriendruck das Dokument zerschossen werden, was beim Sternenhimmelstuermer in älteren Versionen geade bei umfangreichen Dokumenten in seltenen Fällen passierte, dann ist das einfach nur ärgerlich!

Kleiner theorethischer Exkurs zu Quelldokumenten

Quelldokumente können auf verschiedene Weise erstellt werden. Im Grunde genommen bleibt die Aussage, die der Sternenhimmelstuermer über Excel traf, auf alle Quellen zu:

Quelldokumente sind Tabellen mit Überschriften (Steuersatz) über jeder Spalte mit sogenannten einzelnen Feldnamen. Die Überschriften der Spalten sind später die Namen der Seriendruckfelder (Feldnamen), die im  Hauptdokument verwendet werden können. Die weiteren Reihen des Quelldokumentes entsprechen jeweils einem  Seriendruckdokument mit den jeweilig eingetragenen Daten und Werten im Hauptdokument. Jeder Wert aus einer Spalte einer Reihe entspricht dabei einen Eintrag in einem Seriendruckdokument.

Quellen können sein:  Accessdatenbanken, Excel, Internetdatenbanken oder Tabellen , Outllok, Thunderbird oder andere E-Mailprogramme, im Seriendruck erstellte Worddokumente als Quelldokumente (*.odb) oder mit Tabulatoren getrennte / mit Komma getrennte Textdokumente (*txt)...





Word als Quelldokument

Sie können mit Word selbstverständlich ihre eigenen Datenbanken erstellen. Das ist teilweise sogar bei Excel 2007 der bessere Weg, aber von der Übersichtlichkeit, den Bearbeitungsmöglichkeiten und den Umwandlungsmöglichkeiten ist  Excel der Königsweg. Der Vollständigkeit halber der Weg über eine selbsterstellte Word-Datentabelle:

Abildung 1: Word als Quell- und Ziel-dokument



Bild:  Word 2007, Office 2007  ist  ein Produkt der Microsoft Cooperation, Abbildung zur Demonstartion mit freundlicher Genehmigung der Microsoft Corporation

Gehen Sie in die Registerkarte Sendungen. Der Menüpunkt Seriendruck Starten wird während dieser Abhandlung ignoriert. Der Assistent ist in diesem Fall nicht sonderlich hilfreich - nachdem Sie diese Abhandlung gelesen haben, werden Sie ihn nicht brauchen!

Danach Gehen Sie zum Menüpunkt Empfänger auswählen, worauf sich das oben abgebildete Dropdownmenü mit folgenden Möglichkeiten öffnet: Neue Liste eingeben..., Vorhandene Liste verwenden... oder aus Outlook-Kontaktdaten auswählen...

Mit Liste ist hier eigentlich wieder eine Tabelle gemeint.

Wählen Sie nun Neue Liste eingeben... und es öffnet sich eine leere Tabelle:

Abbildung 2 : Ober- und Unterteil des Dialogfeldes: Neue Liste eingeben...




Quelle: wie Abbildung 1

Das Dialogfeld ist weitestgehend selbsterklärend. Die gebräuchslichsten Spaltenüberschriften für einen Serienbrief sind bereits vorgegeben.

Sie können diese natürlich löschen und mit dem Button neuer Eintrag neue Spaltenüberschriften der Tabelle kreieren.

Nach dem Eintragen und Bestätigen der eingetragenen Werte kann die Tabelle im Speicherdialog als beliebigerName.mdb abgespeichert werden. Dieses Dokument kann übrigens mit Excel geöffnet werden - aber nur zur Ansicht! Zur weiteren Bearbeitung müsste dann die Datei neu als Excelarbeitsmappe abgespeichert werden.

Dieses sollte erstmal über Quelldokumente reichen.





Das Zieldokument/ Hauptdokument

Das Hauptdokument wird nun mit dem Quelldokument verknüpft. Dazu werden die Spaltenberschriften des Quelldokumentes (den Steuersatz) im ersten Schritt eingelesen.

Die Spaltenüberschriften (Feldnamen) dienen im zweiten Schritt beim Bearbeiten des Dokumentes als Platzhalter für die Seriendruckfelder im Dokument, die nach Bedarf eingesetzt werden können.

 Im dritten Schritt werden die Daten/Werte in das Hauptdokument eingesetzt und je nach Anzahl der Reihen je eine Kopie des Originaldokumentes erstellt und in einem Ausgabedokument zusammengefasst, welches z. B. ausgedruckt werden kann.


Abbildung 3 Auswahl des Quelldokumentes


 
Quelle: wie Abb. 1

Gehen Sie in die Registerkarte Sendungen. Der Menüpunkt Seriendruck Starten wird während dieser Abhandlung ignoriert. Der Assistent ist in diesem Fall nicht sonderlich hilfreich - nachdem Sie diese Abhandlung gelesen haben, werden Sie ihn nicht brauchen!

Danach Gehen Sie zum Menüpunkt Empfänger auswählen, worauf sich das oben abgebildete Dropdownmenü mit folgenden Möglichkeiten öffnet: Neue Liste eingeben..., Vorhandene Liste verwenden... oder aus Outlook-Kontaktdaten auswählen...

Mit Liste ist eigentlich wieder eine Tabelle gemeint.

Wählen Sie nun Vorhandene Liste verwenden...

Im Speicherdialog suchen Sie sich nun die Quelldatei (probe.xls). Im darauf folgenden unten abgebildeten Dialog wählen Sie die erste Tabelle aus. Achten Sie darauf, dass das Häkchen bei Erste Reihe enthält Spaltenüberschriften gesetzt ist!


Abbildung 4: Tabelle auswählen


Quelle: wie Abb. 1, Thumbnail, bitte anklicken!

Bei einer auf der zweiten Seite erstellten Tabelle würde die zweite Tabelle ausgewählt werden.

Die vorher ausgegrauten Felder sind nun aktiv.

Damit haben Sie schon die halbe Miete. Im zweiten Schritt erstellen Sie das Dokument mit den Seriendruckfeldern:

Abbildung 5: Seriendruckfelder


Quelle: wie Abb. 1

Sie schreiben nun wie gewohnt ihren normalen Text in das Hauptdokument. An den Stellen, wo Sie ein Seriendruckfeld benötigen, lassen Sie die Schreibmarke stehen und gehen in der Registerkarte Senden auf den Menüpunkt Seriendruckfeld einfügen. Im Dropdownfeld finden Sie nun wie im o. a. Beispiel sämtliche Spaltenüberschriften des Quelldokumentes. Dort klicken Sie am besten zur Probe einmal Name an. Im Text werden Sie nun bei der Schreibmarke <<Name>> eingefügt sehen.

Sie können über den Menüpunkt Vorschau Ergebnisse sich nun das Resultat ansehen. Mit den Vor- und Zurückpfeilen daneben können Sie sich nun jeden Namen der Tabelle (also jeden Datenwert der Tabelle unter der Überschrift der Spalte Name) ansehen.

Betätigen Sie Vorschau Ergebnisse ein weiteres Mal, so sind Sie wieder im Bearbeitungsmodus.

So können Sie nun das Dokument nach ihren Wünschen gestalten, an beliebigen Orten verschiedene Seriendruckfelder einsetzen und am Ende über Fertig stellen und Zusammenführen das Dokument als E-Mail versenden, drucken oder über den Menüpunkt einzelne Dokumente bearbeiten alles in einem neuen Dokument abspeichern.

Hinweis: Sie können die Überschriften im "Bearbeitungsmodus" auch nachträglich nach eigenen Vorstellungen Formatieren. Die Formatierungen werden für die eingesetzten Daten/Werte übernommen. 






Zur besseren Orientierung auf den über 911  (Din A 4) Tippseiten in Abhandlungen von drei Generationen Windows der Sternenenhimmelstuermerpage die individualisierte Suchmaschine von Google mit Suchergebnissen nur von dieser Homepage: Selbst der Sternenhimmelstuemer findet sich bei diesem umfassenden Content trotz präziser Sortierung der Abhandlungen nur mit Hilfe von Suchmaschinen zu recht...
Anwenden der Tipps auf eigene Gefahr

Impressum
Datenschutz