fx | Name | |||
A | B | C | D | |
1 | Name | Vorname | Anrede | Geburtsdatum |
2 | Meyer | Manfred | Herr | 20.02.1971 |
3 | Miller | Luise | Frau | 03.03.1982 |
4 | Fa. Kluge | Fa. | ||
Erklärung: Es gibt bei Excel Reihen (1,2, und 3....) und Spalten (A, B und C...). In denen befinden sich Zellen, die Excel an den Buchstaben der Reihen und Spalten erkennt. In der Formelzeile - immer leicht am Fx erkennbar - tragen wir die Werte/Daten ein oder in die markierte Zelle. Die blaue Hintergrundfarbe bei der Zelle A1 symbolisiert die ausgewählte Zelle, deren Inhalt gleichzeitig in der Formelzeile angezeigt wird, wenn Sie durch Anklicken mit der linken Maustaste markiert wurde. Wichtig: Das Quelldokument kann erheblich mehr Überschriften (Feldnamen) der Spalten enthalten, die in der Tabelle zur Demonstration fettgedruckt sind. Die Formatierung ist dabei egal, nur sollten Sie stets sich bewußt sein, dass die erste Reihe immer den Überschriften (dem Steuersatz) der Seriendruckfelder im Hauptdokument entspricht. Selbstverständlich können Sie die Reihenfolge der Daten/Werte (Platzhalter) selbst bestimmen. Zahlen, Hyperlinks und Leerzeichen sind erlaubt. Bei Sonderzeichen immer ein wenig Vorsicht walten lassen. Ab der zweiten Reihe geht es dann los. Eine Reihe entspricht immer ein Dokument nach der Zusammenführung im Hauptldokument. Hier hätten Sie im Hauptdokument also vier Mal denselben Text, ausgefüllt mit den Daten des Quelldokumentes, insoweit Sie alle Daten/Werte in den Spalten der Seriendruckfelder verbraten haben. Natürlich können Sie selektieren und z. B. nur die Spalte (Feldname mit zugehörigen Platzhaltern) Vorname benutzen. Dabei würde im letzten Dokument ein Leereintrag entstehen, da die Firma ja keinen Vornamen hat. Im Prinzip könnten Sie diese Tabelle in Excel kopieren. Dann speichern Sie die Tabelle mit dem Diskettensymbol oder über den Officebutton im Menüpunkt Speichern unter unter einem beliebigen Namen. Der Sternenhimmelstuermer empfiehlt Probe.xls, da es hier auch so verwendet wird. Hinweis: Legen Sie das Quelldokument und Hauptdokument in einen Ordner ab. Später wird das Quell- und Hauptldokument verknüpft, das heißt, wenn Sie das Quelldokument oder Hauptdokument verschieben, findet dass Hauptdokument nicht mehr das Quelldokument. Die Daten werden vom Hauptdokument bei jedem Öffnen neu eingelesen. Deshalb immer nach Möglichkeit die beiden Dokumente zusammen in einem Ordner aufbewahren. Diesen Ordner können Sie dann flexibel verschieben. Hinweis 2: Normalerweise ist das Arbeiten mit Seriendruck safe, aber der Sternenhimmelstuermer empfiehlt immer mit Kopien vom Originaldokument zu arbeiten. Sollte beim Seriendruck das Dokument zerschossen werden, was beim Sternenhimmelstuermer in älteren Versionen geade bei umfangreichen Dokumenten in seltenen Fällen passierte, dann ist das einfach nur ärgerlich! |